Szybki sposób na wystawianie faktur w firmie

Wystawianie faktur

 

 

Prowadzenie działalności gospodarczej wymaga regularnej koordynacji wielu działań. Wystawianie faktur sprzedaży bywa uważane za stosunkowo nieskomplikowaną czynność. Praktyka pokazuje jednak, że poprawne tworzenie różnego typu faktur wymaga wiedzy i czasu. Czy w celu usprawnienia tej czynności warto korzystać ze specjalnych programów?

 

Najczęstsze problemy z wystawianiem faktur

 

Dla początkującego przedsiębiorcy najczęstszym problemem przy wystawianiu faktur może być brak aktualnej wiedzy, związanej m.in. z poprawną zawartością dokumentu. Podstawowe elementy dowolnego typu faktur są podobne (przedmiot sprzedaży, terminy płatności, kwoty, wysokość podatku). Istnieje jednak wiele typów faktur a ich nazewnictwo i zawartość jest ściśle określona. Istotna jest też znajomość nieprzekraczalnych terminów, w których przedsiębiorca musi wystawić fakturę. Jeśli wystawiamy faktury samodzielnie, niezbędnym może okazać się skorzystanie z wartościowego narzędzia, czyli dobrego programu do fakturowania.

 

Program do wystawiania faktur: najważniejsze funkcje

 

Dobry program do fakturowania spełnia jednocześnie kilka funkcji. Kluczowe cechy to aktualność (forma faktury musi być zgodna z obowiązującymi normami) i możliwie prosta, intuicyjna obsługa. Wskażmy dodatkowe cechy, którymi powinno charakteryzować się dobre oprogramowanie do faktur:

 

  • intuicyjny interfejs, czyli prostota obsługi,
  • dostęp do pełnego zakresu różnego typu faktur (faktury zaliczkowe, faktury korygujące, faktury eksportowe, faktury pro-forma, faktury VAT-UE),
  • możliwość tworzenia faktur w wielu językach i walutach,
  • możliwość tworzenia bazy kontrahentów,
  • automatyzacja działań np. poprzez tworzenie miesięcznych zestawień,
  • możliwość wysyłki e-faktury z systemu,
  • bezpieczeństwo systemu, potwierdzone certyfikatami,
  • dostęp do pomocy technicznej.

 

Najnowsze programy oferują też m.in. możliwość wystawiania dokumentów za pośrednictwem aplikacji mobilnej. Istotna jest też kwestia ewentualnego dostępu do darmowych konsultacji np. w przypadku problemów technicznych. Warto pamiętać o tym, że obecnie każdy program do fakturowania musi być dostosowany do wymagań, związanych z tworzeniem Jednolitego Pliku Kontrolnego.

 

Program płatny czy darmowy – co wybrać?

 Czas to pieniądz

Istnieje wiele wersji mniej lub bardziej rozbudowanych programów do wystawiania faktur. Większość producentów proponuje zazwyczaj miesięczny okres testowy a w późniejszym okresie – przejście na płatny abonament firmowy. Istnieją też darmowe programy do fakturowania, ale ich możliwości są zazwyczaj ograniczone (klient może mieć dostęp tylko do podstawowych typów faktur). Którą opcję wybrać? Na początku należy zastanowić się nad tym, czego oczekujemy od programu. W przypadku jednoosobowych działalności warto korzystać z wersji, pozwalających na darmowe wystawianie określonej ilości faktur miesięcznie. Inną opcją jest przetestowanie kilku systemów i wybór wersji, która pozwoli na skuteczne zarządzanie fakturami i bazą kontrahentów.

 

Pamiętajmy, by wybrać oprogramowanie które ma gwarancję automatycznych aktualizacji. Dobrym rozwiązaniem może też okazać się wybór programu, który umożliwia pracę zarówno w systemie on-line jak i off-line.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *